Geschäftliche Einkäufe von der Couch aus

Immer mehr Unternehmen kommen bei geschäftlichen Bezahlprozessen den privaten Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter entgegen. Dieser Trend ist kein Zufall und wird sich in Zukunft weiter verstärken.  

Viele Einkäufe können heute von überall aus erledigt werden und machen den Gang ins Geschäft hinfällig. Ein Hotelzimmer buchen wir über eine der vielen Online-Plattformen, Kleidung und Elektronik wählen wir auf der Couch zuhause aus und lassen uns alles bequem liefern. Die Taxifahrt reserviert man zum Fixpreis schon vom Restaurant aus etc. Mit den neuen digitalen Möglichkeiten haben sich sowohl die Geräte geändert, über welche die Käufe getätigt werden, als auch die Art und Weise, wie für die Anschaffungen bezahlt wird.

Bargeldloses und mobiles Bezahlen wird immer beliebter

Der Trend hin zu digitalem Bezahlen gibt es schon länger, jedoch hat die Corona-Pandemie diese Entwicklung in den letzten Jahren deutlich beschleunigt. Die Ergebnisse einer Studie der österreichischen Nationalbank zeigen, dass Bargeld zwar immer noch das beliebteste Zahlungsmittel in Österreich bleibt, aber auch, dass vor allem kontaktlose Kartenzahlungen massiv an Bedeutung gewonnen haben. Die COVID-19-Pandemie hat den Trend zu unbaren Zahlungsmitteln noch beschleunigt.

Vom Privat- ins Geschäftsleben – nicht ohne Hindernisse

Mittlerweile hat sich das unkomplizierte Einkaufen, Buchen und Bezahlen «on the go» in den Köpfen der Menschen festgesetzt und die digitalen Möglichkeiten sind nicht mehr aus dem privaten Alltag wegzudenken. Parallel dazu hat sich der Trend verstärkt, dass man auf die Annehmlichkeiten aus dem Privaten auch im geschäftlichen Umfeld nicht mehr verzichten möchte. Bei der Art der Bezahlung sieht es gleich aus: Für diejenigen, die sich an die Bezahlung mit Apple Pay, Google Pay, PayPal etc. gewöhnt haben, scheint es keinen Grund zu geben, warum dies nicht auch für geschäftlich getätigte Einkäufe funktionieren sollte.

Diese Bedürfnisse stellen Unternehmen nicht selten vor größere Herausforderungen, denn die Entwicklungen für den privaten Gebrauch sind den geschäftlichen Anwendungen oftmals mindestens einen Schritt voraus. So muss eine Business-Lösung von einer größeren Anzahl Personen gleichzeitig genutzt werden können, wobei die Verwendungsrechte über die Unternehmensrichtlinien individuell zugeteilt werden sollten.

Aus Effizienzgründen werden die Ausgaben idealerweise zentral über einen Company Account abgerechnet und können jederzeit den Verursachern und den entsprechenden Projekten korrekt zugeordnet werden. Zudem stehen Themen im Raum wie Datenschutz, Konsolidierung, Nutzung der Einkaufspower etc.

20 Prozent der Ausgaben verursachen 80 Prozent der Admin-Kosten

Birgit Hölzel, Director Country Management DACH bei AirPlus (ein führender internationaler Anbieter von Lösungen im Bereich Corporate Payment) erklärt: «Bei rund 80 Prozent der Unternehmensausgaben handelt es sich um wiederkehrende Anschaffungen, bei denen idealerweise die jeweiligen Zahlungslösungen mit den entsprechenden Richtlinien im firmeninternen System hinterlegt sind und Einkäufe damit zentral abgerechnet werden.

Die restlichen 20 Prozent betreffen die sogenannten ´Wild Expenses´, die ad-hoc-Käufe außerhalb der Einkaufsrichtlinien des Unternehmens. Nach einer Faustregel verursachen genau diese 20 Prozent der Einkäufe rund 80 Prozent der administrativen Kosten – sowohl beim Mitarbeiter selbst als auch in der Buchhaltung». So müssen die Mitarbeiter bei solchen Ad-hoc-Einkäufen in Vorleistung treten, Belege sammeln und gegenüber der Unternehmung nicht selten in Papierform abrechnen. Zudem müsste das Unternehmen eigentlich alle Lieferanten in einem System erfassen, damit man den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung folgt.

Freiheiten und Kontrolle sind keine Gegensätze

Grundsätzlich sollten Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, sich innerhalb der Einkaufsrichtlinien des Unternehmens sowie ihrer individuellen Befugnisse frei bewegen zu können. Abhilfe schaffen hier Unternehmenskreditkarten. Damit die Mitarbeiter von der Haftung ausgenommen sind und bei der Bezahlung nicht in Vorleistung treten müssen, gibt es Commercial Card-Programme mit physischen Plastikkarten sowie virtuellen Karten.

Die Vorteile der virtuellen Karten sind vielfältig. So kann bei den AirPlus Virtual Cards beispielsweise voreingestellt werden, wer diese Karten verwenden darf, wo bzw. für welchen Zweck sie eingesetzt werden, über welchen Betrag pro Transaktion maximal verfügt werden kann und in welcher Währung. Unterschieden wird zudem die ein- oder mehrmalige Verwendung der virtuell generierten Kreditkartennummer.

Virtuelle Kreditkarten haben hier gegenüber den Plastikkarten der Vorteil, dass das Missbrauchsrisiko bei der «single use»-Verwendung deutlich reduziert wird. Generell legt AirPlus höchsten Wert auf sichere Transaktionen. Dies gilt beispielsweise auch für die Integration bestehender Bezahllösungen wie z.B. Apple Pay oder Google Pay.

Die Zukunft der digitalen Bezahllösungen

Für die Anwender steht klar der Unternehmensnutzen sowie die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Zentrum. Anbieter von Bezahllösungen müssen in Zukunft Plattformen und neue Entwicklungen finden, die nachhaltig funktionieren. Für Unternehmen wie AirPlus bietet sich also an, bereits bestehende und weltweit akzeptierte Systeme zu integrieren, die von den Kunden bzw. ihren Mitarbeitern bereits auf privater Ebene genutzt werden.

Über AirPlus

AirPlus International ist ein führender internationaler Anbieter von Lösungen im Bereich Corporate Payment. 53‘000 Firmenkunden setzen bei der Bezahlung und Auswertung ihrer Geschäftsreisen und weiterer Einkaufsleistungen auf AirPlus. Unter der Marke AirPlus International werden die Produkte und Dienstleistungen weltweit vertrieben.

AirPlus ist Issuer der Card Schemes UATP und Mastercard. Der AirPlus Company Account ist das erfolgreichste Abrechnungskonto innerhalb des UATP. Weitere Informationen auf www.airplus.com.