Bereits seit einigen Jahren wird das Thema der Arbeitszeiterfassung immer wieder diskutiert – nicht zuletzt aufgrund des kürzlich ergangenen Urteils des Europäischen Gerichtshofes in diesem Zusammenhang.
Daneben stößt die traditionelle Erfassung der Arbeitszeiten, beispielsweise in Excel-Tabellen oder auf Papier, ohnehin in der modernen Arbeitswelt immer öfter an ihre Grenzen.
Unternehmen sind daher gut beraten, einen Umstieg auf die digitale Arbeitszeiterfassung vorzunehmen. Von welchen Vorteilen sie dabei im Detail profitieren können, erklärt der folgende Beitrag.
Arbeitszeiterfassung in Österreich – Diese Anforderungen stellt der Gesetzgeber
Das Arbeitszeitgesetz in Österreich nimmt die Arbeitgeber in die Pflicht, eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vorzunehmen. Dadurch soll unter anderem sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit im Hinblick auf Ruhezeiten und Überstunden eingehalten werden.
Seit dem Jahr 2019 wurde diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung noch einmal verschärft. Arbeitgeber sind nun verpflichtet, eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit, die von ihren Angestellten geleistet wurde, sicherzustellen. Kommen sie dieser generellen Aufzeichnungspflicht nicht nach, müssen sie mit weitreichenden Konsequenzen rechnen. Unternehmen riskieren so etwa hohe Geldstrafen und langwierige Auseinandersetzungen vor dem Arbeitsgericht.
Eine effektive Lösung besteht für Arbeitgeber darin, ihre Arbeitszeiterfassung digital zu gestalten. Die klassische Stempeluhr wird dabei digitalisiert, sodass sämtliche gesetzlichen Anforderungen ohne Probleme erfüllt werden können. Setzen Unternehmen auf innovative Zeiterfassungssysteme, ermöglicht dies einen kontinuierlichen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden – nicht nur für den Arbeitgeber, sondern auch für die Arbeitnehmer.
So profitieren Unternehmen und Angestellte von der digitalen Erfassung der Arbeitszeit
Sowohl die Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer erfahren durch die Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung vielfältige Vorteile.
Hohe Transparenz
Die digitalen Systeme zur Arbeitszeiterfassung erlauben eine überaus präzise und transparente Aufzeichnung der Arbeitsstunden, die von den Mitarbeitern geleistet wurden. So lässt sich zu jeder Zeit nachvollziehen, wann die Arbeit aufgenommen, wann Pausen eingelegt und zu welcher Zeit der Arbeitstag beendet wurde.
Dies stellt nicht nur eine verlässliche Basis dafür dar, Überstunden korrekt abzurechnen, sondern auch Urlaubsansprüche zu prüfen und weitere arbeitszeitbezogene Faktoren zu definieren.
Geringer Aufwand
Geht es um die Erfassung von Urlaubstagen und Überstunden, werden die entsprechenden Prozesse durch ein innovatives Zeiterfassungssystem maßgeblich vereinfacht. Ihren geplanten Urlaub und ihre Überstunden können die Mitarbeiter im System sogar selbstständig erfassen. Dies bedeutet weniger Arbeit für die HR-Abteilung. Gleichzeitig besteht für alle Beteiligten stets ein klarer Überblick.
Da sich das Planen und Verwalten der personellen Ressourcen auf diese Weise wesentlich einfacher zeigt, stellt dies wiederum eine große Hilfe dabei dar, frühzeitig Überlastungen oder Engpässe in den einzelnen Abteilungen zu identifizieren. So lassen sich umgehend Maßnahmen ergreifen, um diese zu verhindern.
Wertvolle Berichte und Analysen
Darüber hinaus geht mit der digitalen Erfassung der Arbeitszeiten die Möglichkeit einher, ganz automatisch wichtige Analysen und Berichte zu erstellen.
Mit Hilfe von detaillierten Statistiken hinsichtlich der Urlaubsansprüche, der geleisteten Überstunden, der Arbeitszeiten und anderweitigen wichtigen Daten, lassen sich die Budgetierung und die Personalplanung umfassend optimieren.
In Zukunft ist es so nicht mehr nötig, derartige Berichte mit viel Aufwand manuell zu erstellen. Die digitale Arbeitszeiterfassung zeigt sich demnach äußerst ressourcen- und zeiteffizient.
Prozesse automatisieren und digitalisieren
Besonders in den aktuellen Zeiten des Klimawandels streben viele Unternehmen im Sinne der Nachhaltigkeit ein papierloses Büro an. Durch digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung werden diese Bestrebungen maßgeblich unterstützt.
Anders als in der Vergangenheit ist es nicht mehr nötig, Stundenzettel auszufüllen und diese aufzubewahren. Die Erfassung und Archivierung dieser Daten ist vollkommen digital und sicher möglich. Auf diese Weise lässt sich nicht nur physischer Platz einsparen, sondern gleichzeitig reduziert sich das Risiko von Fehlern bei der manuellen Erfassung und eines Datenverlustes.
Personalplanung optimieren
Dadurch, dass digitale Lösungen es ermöglichen, die Arbeitszeiten transparent und präzise zu erfassen, ist stets eine solide Basis gegeben, um die personellen Ressourcen optimal zu planen und zu verwalten.
Die Arbeitszeiten der Belegschaft lassen sich ideal auf die aktuellen Unternehmensanforderungen abstimmen. Dadurch können personelle Engpässe oder Überlastungen in den einzelnen Abteilungen in Zukunft vermieden werden. Nicht nur die Arbeitsweise gestaltet sich so wesentlich effizienter, sondern es steigt auch die Produktivität der Mitarbeiter.
Work-Life-Balance verbessern
Dies wird besonders die Seite der Arbeitnehmer freuen: Durch die digitale Arbeitszeiterfassung lässt sich ebenfalls die Work-Life-Balance maßgeblich verbessern.
Mit Hilfe der präzisen Aufzeichnungen über die geleiteten Arbeits- und Überstunden, ist zu jeder Zeit gewährleistet, dass die benötigten Ruhezeiten eingehalten und Überstunden ausgeglichen werden können.
Dadurch steigen Motivation, Zufriedenheit und Gesundheit in der Belegschaft. Davon profitieren wiederum das allgemeine Betriebsklima und die Produktivität.
Passende Lösung für individuelle Anforderungen
Damit diese zahlreichen Vorteile, welche die digitale Erfassung der Arbeitszeiten bietet, vollumfänglich ausgenutzt werden können, können sich Unternehmen ganz unterschiedlichen technischen Lösungen bedienen.
Zur Auswahl stehen zum Beispiel mobile Apps, Terminals und webbasierte Anwendung für die Erfassung der Arbeitszeiten. Von webbasierten Methoden geht etwa die Möglichkeit aus, die Zeiten direkt online zu dokumentieren – somit ist ein Zugriff von jedem Ort aus möglich. Praktisch zeigen sich auch die mobilen Apps zur Arbeitszeiterfassung, da diese von den Mitarbeitern ganz komfortabel auf ihrem Smartphone genutzt werden können.
Geht es darum, für das eigene Unternehmen die passende technische Lösung zu finden, sind stets die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen ausschlaggebend. Besonders zu achten ist allerdings darauf, dass sich das gewählte System als möglichst benutzerfreundlich zeigt und sich in die vorhandenen Prozesse nahtlos integrieren lässt.
Die Einführung der digitalen Arbeitszeiterfassung
Für eine reibungslose Implementierung des neuen Systems zur Erfassung der Arbeitszeiten sollten Unternehmen unterschiedliche Faktoren berücksichtigen.
Besonders wichtig ist es, dass die Mitarbeiter bereits frühzeitig in die kommenden Veränderungen einbezogen werden. Dabei sind ihnen vor allem die Vorteile des Systems nahezubringen. Sollten Fragen oder Bedenken aufkommen, sollte auf diese selbstverständlich wertschätzend und umfassend eingegangen werden.
In vielen Fällen ist es zudem sinnvoll, eine umfangreiche Unterstützung und Schulungen anzubieten, sodass das neue System von den Mitarbeitern ohne Schwierigkeiten und Berührungsängste genutzt werden kann.
Selbstverständlich ist ein besonderes Augenmerk auf die Themen Datensicherheit und Datenschutz zu legen. Das gewählte System muss sämtlichen datenschutzrechtlichen Ansprüchen gerecht werden. So können sich die Mitarbeiter darauf verlassen, dass ihre persönlichen Daten zu jeder Zeit sicher sind.
Darüber hinaus sollte das System in regelmäßigen Abständen evaluiert werden. Dazu kann auch aktiv das Feedback der Nutzer eingefordert werden. Auf diese Weise lassen sich die Benutzerfreundlichkeit und die Effizienz kontinuierlich verbessern.
